Dans un souci d’efficacité et de qualité, les entreprises sont nombreuses à adopter le travail collaboratif. Issu du management par projet, le travail collaboratif décrit l’accomplissement simultané et synchronisé d’une tâche (au sens le plus large) par une équipe temporaire ou permanente. Il repose la plupart du temps sur une vision transversale de l’entreprise et sur la formation de groupes de travail composés de talents complémentaires, issus de divers services et niveaux hiérarchiques.
Le travail collaboratif s’appuie largement sur les technologies de l’information et de la communication (TIC). Les communautés centralisent l’information au sein de documents partagés et d’espaces collaboratifs (ex. Google Drive), communiquent par messagerie instantanée (ex. Lync), organisent des réunions animées (ex. Sharewizme), coordonnent leurs efforts grâce à des agendas partagés et des solutions de gestion de tâches (ex. Any.do). Ces outils, qui forment un « réseau d’applications interconnectées », font l’objet du livre blanc publié par la promotion 2012 du Master 2 Management de projet et innovation à l’Université d’Auvergne.
Partant du constat que ces applications suscitent un intérêt croissant de la part des entreprises sans toutefois être totalement généralisées, ce rapport nous fait l’éloge du travail collaboratif en 30 points. Voici les principaux arguments retenus par Resource Lab :
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Parce-qu’ils favorisent les échanges, ces outils sont de véritables catalyseurs d’« intelligence collective »
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En permettant l’accès aux utilisateurs mobiles (tels que les commerciaux ou les dirigeants), ils diminuent les temps de réponse et améliorent la productivité
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Ils encouragent l’implication, l’attitude proactive et l’entraide
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Ils facilitent la formation de communautés d’experts, aisément identifiables par le reste de l’entreprise
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La sauvegarde en ligne et le contrôle proposés par certains logiciels garantissent la sécurité des documents
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Ils permettent aux managers d’assurer un suivi de l’évolution du travail et d’anticiper d’éventuels points de blocage
Les arguments sont pertinents, et il est intéressant de constater que la plupart des outils cités par les auteurs de ce document (Skype, Dropbox, Doodle…) sont disponibles en open source. Le frein à l’implantation n’est donc pas d’ordre financier mais bien organisationnel. Pour éviter la dispersion ou l’abandon des outils, le choix doit être suivi d’une démarche d’accompagnement, d’autant plus nécessaire que les applications sont nombreuses. Le décideur doit communiquer sur l’intérêt de l’outil, intégrer pleinement la conduite du changement pour une action pérenne, former ses collaborateurs à son utilisation, en être le modérateur et enfin le coordinateur.
Une démarche importante car comme le précisent les auteurs : « les enjeux sont autant organisationnels, managériaux que technologiques ».
Nous aborderons dans un prochain article les avantages d’intégrer un outil collaboratif dans un processus d’intelligence économique.
Lucie Loubet
@lucieloue
Consulter le livre blanc : 30 raisons d’adopter les outils collaboratifs – Master 2 Management de projet et innovation 2012 Université d’Auvergne