Qu’il s’agisse de veille, de knowledge management, d’e-réputation ou d’autres aspects de l’intelligence économique, le choix de votre outil professionnel est une étape cruciale.
De ces solutions dépendent par exemple la pertinence des informations collectées, la qualité des livrables ou encore la fiabilité de la diffusion. Elles peuvent donc se révéler de véritables catalyseurs et vous faire économiser un temps précieux ou au contraire entraver le fonctionnement du projet.
Le nombre de solutions n’ayant cessé d’augmenter ces dernières années, il est essentiel d’organiser la sélection étape après étape pour garantir son succès.
Mode d’emploi :
1. Attentes et priorités de votre intelligence économique
L’outil professionnel d’intelligence économique parfait n’existe peut-être pas (encore !) : la première étape consiste donc à identifier les fonctionnalités indispensables et secondaires. Ces critères de sélection dépendront de la nature du projet, du niveau de qualité attendu (notamment en termes de sécurité de l’information), de l’accompagnement souhaité lors de l’implantation de l’outil, du matériel informatique utilisé ou encore du nombre d’utilisateurs.
Conseil : si cette étape s’avère difficile, il est possible de commencer par tester un outil d’intelligence économique gratuit : en s’appuyant sur un exemple concret, les fonctionnalités intéressantes ou manquantes apparaîtront d’elles-mêmes.
2. Définir un budget pour votre outil professionnel
Outre les moyens de la société, le budget alloué dépend de l’importance donnée au projet, des exigences précédemment listées et de la criticité des informations concernées. C’est à cette étape que le choix entre un outil gratuit et un outil payant se fait.
Sur le sujet, les avis divergent : le compte-rendu de la conférence “Quels outils de veille pour quelles pratiques?” de l’ABDS* publié sur le blog Recherche Eveillée permet de s’en apercevoir. Si les outils gratuits peuvent s’avérer très séduisants, il ne faut pas perdre de vue qu’ils n’apportent aucune garantie de stabilité ni de sécurité. Certaines fonctionnalités peuvent disparaître, devenir payantes du jour au lendemain et modifier les processus existants. Des failles de sécurité peuvent surgir et rendre publiques des informations considérées comme confidentielles… Ils peuvent malgré tout s’avérer largement suffisants dans une première phase du projet, d’autant plus si le responsable IE est « bricoleur » et parvient à combiner les propriétés de plusieurs outils.
3. Rechercher, lister et comparer les outils
Par leur design ou leur ergonomie, certains outils sont plus séduisants au premier abord. Ce ne sont pourtant pas systématiquement les plus performants sur le plan technique. Afin de favoriser une décision objective, il est conseillé de répertorier dans un tableau les noms des outils repérés, puis de leur attribuer une note en fonction de chaque critère identifié en étape 1. Grâce à un système de pondération, un classement peut alors être établi.
Conseil : ne pas hésiter à faire appel aux commerciaux, qui sauront établir une liste exhaustive des fonctionnalités de l’outil professionnel et vous informer des modifications à venir, ainsi qu’à d’autres professionnels du métier qui pourront vous faire un retour sur leurs propres expériences. Le Portail de l’IE et le blog Outils Froids sont également des sources d’informations de référence.
4. Tester les outils d’intelligence économique
Les éditeurs de solutions proposent tous une période de test, la plupart du temps gratuite ou à faible coût. Il serait dommage de s’en priver !
5. Valider
Quelques mois après la mise en place de l’outil professionnel, refaire le point avec les utilisateurs et les clients finaux permet de s’assurer de la satisfaction globale ou au contraire de faire émerger certaines lacunes. Cette étape, souvent oubliée, est nécessaire, la pire situation étant l’abandon de l’outil. Le budget se transforme alors en perte nette et les démarches d’IE s’en trouvent entravées.
Lucie Loubet
@lucieloue
* Association des professionnels de l’information et de la documentation